COMMERCIALISTI
Aggiornato il
AUTOMAZIONEPER STUDICOMMERCIALISTI
Non serve un altro programma. Serve che quelli in casa si parlino.
LA RISPOSTA
Automatizzo i processi che uno studio ripete ogni mese. Raccolgo i documenti dai clienti, ricordo le scadenze, mando e traccio lettere d’incarico e parcelle. Collego il gestionale che avete già, invece di sostituirlo. Automazione di processo: 1.500–10.000 €, IVA esclusa, 2–6 settimane.
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IN BREVE
Automazione di processo: 1.500–10.000 €, IVA esclusa.
Sopra gli 8.000 € precede uno Sprint da 800–2.000 €.
Tempi: 2–6 settimane per un processo solo.
Il gestionale resta il vostro: collego, non sostituisco.
COME LAVORA OGGI
VENTI PROCESSI CHE TORNANO OGNI MESE
Uno studio commercialista non ha un processo: ne ha venti. Le fatture elettroniche entrano ed escono dallo SdI, e vanno riconciliate con la prima nota. Le liquidazioni periodiche hanno il loro calendario, gli F24 il loro, i bilanci il loro. In mezzo stanno i documenti che i clienti mandano quando se ne ricordano. L’adeguata verifica, le lettere d’incarico, le parcelle. (Il gestionale copre una parte: il resto sta in un foglio e in una memoria.)
DOVE SI PERDE
IL TEMPO CHE NON SI FATTURA
Non è il lavoro tecnico a consumare le ore. È quello che gli sta intorno, e che nessuno mette in parcella.
La rincorsa dei documenti
Il fascicolo si chiude quando arriva l’ultimo documento. L’ultimo documento arriva dopo tre solleciti scritti a mano. Chiedere non è tempo fatturabile, ma è tempo.
Lo scadenzario in una testa sola
Le scadenze ci sono tutte, ma stanno in un foglio che aggiorna una persona. Quando quella persona è in ferie, lo studio scopre quanto era fragile.
La lettera d’incarico rifatta ogni volta
Ogni cliente nuovo riceve un documento riscritto da zero, con gli importi ricopiati a mano. Poi nessuno sa più a chi è stata mandata e chi non ha firmato.
Lo stesso dato inserito tre volte
Anagrafiche, partite IVA e indirizzi PEC finiscono nel gestionale, nel foglio dello scadenzario e nel modulo di raccolta. Tre copie che divergono al primo aggiornamento.
La domanda «a che punto siamo»
Quali clienti non hanno consegnato, per quale scadenza, da quanti giorni. Per saperlo si aprono tre strumenti e si confrontano a occhio.
COME INTERVENGO
PRIMA IL PASSAGGIO PIÙ PESANTE
L’ordine conta. Scegliere un processo prima di aver guardato un mese vero significa automatizzare l’abitudine di qualcuno.
Guardo un mese di lavoro vero
Chi esegue cosa, quante volte, con quali strumenti. Quale scadenza produce più solleciti. Non come è scritto in una procedura: come va fra il 16 e fine mese.
Scelgo un processo solo
Quello che si ripete per ogni cliente e occupa una persona per giorni. Un processo chiuso bene vale più di cinque collegati a metà.
Collego gli strumenti che avete già
Gestionale, posta certificata, fogli, moduli di raccolta, firma. Se uno strumento non espone un modo per leggere o scrivere i dati, lo dico prima e cambiamo il perimetro.
Scrivo le regole, non solo il collegamento
Cosa succede quando un documento manca, quando un importo non torna, quando un invio fallisce. Chi riceve l’avviso e dopo quanto. È la differenza fra un’automazione e un rischio nuovo.
Metto il processo in mano allo studio
Con una documentazione breve e gli accessi intestati allo studio. E con una persona interna che sa dove guardare quando qualcosa si ferma.
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LA CONSEGNA
COSA RESTA ALLO STUDIO
Il processo che gira
L’automazione lavora sui vostri strumenti, con i vostri account. Sui casi veri, non su un esempio.
Il quadro di ciò che manca
Una vista sola dice quali clienti non hanno consegnato, per quale scadenza e da quanto. Senza aprire tre strumenti.
Le regole di eccezione, scritte
Cosa fa il sistema quando un dato è sbagliato o assente. A chi passa la mano. (Scritto, così si può controllare.)
La mappa del processo
Com’era prima e com’è dopo, con i punti automatizzati segnati sopra. Serve anche a chi entrerà in studio dopo di me.
Accessi e proprietà
Account intestati allo studio, codice che si legge, dipendenze poche e dichiarate. Nessun pezzo che funziona solo finché ci sono io.
LE CONDIZIONI
QUANTO COSTA E QUANTO DURA
- Automazione di processo
- 1.500–2.500 € l’Essenziale, 2.500–5.500 € lo Standard, 5.500–10.000 € l’Avanzata. IVA esclusa.
- Tempi
- 2–6 settimane, secondo quanti strumenti collego e quanto è chiaro il processo di partenza.
- Se il problema è leggere i dati
- Una dashboard sta fra 2.000 e 14.000 €, IVA esclusa, in 2–6 settimane. Serve quando la domanda è «fammi vedere a che punto siamo».
- Sprint di definizione
- 800–2.000 €, IVA esclusa. Precede il lavoro con dati sensibili, più integrazioni o un perimetro sopra gli 8.000 € non documentato.
- Cosa serve da voi
- Una persona in studio che risponda sul processo e possa decidere. E gli accessi agli strumenti che collego.
- Lavori in questo settore
- Nessuno studio commercialista è ancora mio cliente. Questa pagina descrive capacità e metodo, non casi.
- Quello che non faccio
- Non do pareri fiscali. Non valuto se un adempimento è in regola. Il giudizio professionale resta di chi firma.
Non tocco il gestionale dello studio. Tolgo il lavoro che gli sta intorno.
DOMANDE
- I dati dei nostri clienti dove finiscono?
- Restano dove stanno oggi. Lavoro sugli strumenti dello studio, con account intestati allo studio. Il sistema legge solo i campi che servono. Dopo la consegna non conservo copie dei vostri archivi.
- Dobbiamo cambiare gestionale?
- No, parto dal presupposto opposto: il gestionale resta il vostro. Automatizzo quello che gli gira intorno, dalla raccolta ai solleciti. Se non espone alcun modo di leggere i dati, ve lo dico prima.
- Si può automatizzare l’invio delle lettere d’incarico?
- Sì, ed è uno dei processi che si chiudono prima. Il documento si compone dai dati che avete già e parte tracciato. I solleciti li fa il sistema, con la regola che decidete voi. Il testo e gli importi restano vostri.
- Che cosa non automatizzate?
- Il giudizio professionale. Non scrivo regole che decidano se un documento è conforme o come si tratta un caso. Il sistema prepara, ordina, ricorda e avvisa. Quello che si firma resta di chi lo firma.
- Vale anche per uno studio di tre persone?
- Spesso vale di più. Meno persone significano un processo più uniforme e meno eccezioni da mappare. La domanda giusta non è quanti siete. È quante volte al mese ripetete lo stesso passaggio.
- Da quale processo conviene partire?
- Da quello che torna per ogni cliente a una data fissa. Di solito la raccolta dei documenti prima di una liquidazione periodica. Volume alto, regole stabili, e un momento preciso in cui si vede se ha funzionato.
Se una scadenza costa allo studio una settimana di solleciti ogni mese, quello è il punto di partenza. Scrivimi qual è. Ti dico se si automatizza.