DIARIO
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DA QUALEPROCESSOCONVIENE PARTIRE
Questa scelta puoi farla stasera, su un foglio, senza assumere nessuno.
LA RISPOSTA
Conviene iniziare ad automatizzare i processi dal più noioso e frequente, non dal più grosso. Cerchi il rapporto migliore fra dolore e difficoltà. Qualcosa che si ripete ogni settimana. Che segue regole dette ad alta voce. Che tocca pochi sistemi e ha un proprietario. Il problema più grande è quasi sempre il meno pronto.
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IN BREVE
Parti dal processo noioso e frequente, non dal più grosso.
Moltiplica quante volte al mese per i minuti.
Regole ancora in discussione: aspetta, non automatizzare.
IL CRITERIO
DOLORE ALTO, DIFFICOLTÀ BASSA
Il primo processo non si sceglie per importanza. Si sceglie per rapporto. Da una parte il dolore: quante volte si ripete, quanto tempo porta via. Dall’altra la difficoltà: quanti sistemi tocca, quante eccezioni ha. Quello che cerchi ha dolore alto e difficoltà bassa. Quasi sempre è la cosa più noiosa: un modulo ricopiato a mano. (Un lavoro noioso ha le regole già chiare.)
I SEGNALI
COME SI RICONOSCE IL PRIMO PROCESSO
Cinque segnali che si contano, non si valutano. Quattro su cinque bastano.
Si ripete a cadenza fissa
Ogni giorno, ogni settimana, a ogni cliente nuovo. Solo la frequenza fa rientrare la spesa: 3 volte l’anno resta a mano.
Le regole si dicono ad alta voce
Chi lo esegue lo spiega in 5 minuti senza dire «dipende». Le regole esistono già: io le scrivo dove girano da sole.
I dati che servono esistono già
Stanno in un campo di un sistema, non in testa a qualcuno. Un dato da estrarre da un PDF sta un livello più su.
Un errore si nota subito
Se il risultato sbagliato salta all’occhio entro un giorno, puoi partire. Se resta invisibile 3 mesi, prima servono i controlli.
Ha un proprietario
Una persona che decide sulle eccezioni senza convocare nessuno. Senza di lei manca chi accetterà il risultato.
FALLO DA SOLO
CINQUE PASSAGGI SU UN FOGLIO
Serve un foglio e una settimana di attenzione. Il quarto passaggio scarta i candidati sbagliati.
Elenca cosa si ripete
Per una settimana, segna ogni attività che qualcuno rifà uguale. Anche le cose piccole: sono quelle che occupano le giornate.
Moltiplica frequenza per minuti
Per ogni voce: quante volte capita in un mese, quanti minuti porta via. Il prodotto è il tuo dolore. Usa i tuoi numeri, non medie prese altrove.
Conta i sistemi e le eccezioni
Per le 3 voci con il dolore più alto, conta gli strumenti e le varianti. Con 2 sistemi e 2 eccezioni è un progetto; con 6 e 12 è un altro mestiere.
Scarta chi non è pronto
Togli le regole in discussione, i dati che vivono in testa a qualcuno, gli strumenti che stai per cambiare. Tornano in coda quando esistono le condizioni.
Scegli quello che resta più in alto
Fra i rimasti prendi quello con il dolore maggiore e la difficoltà minore. Scrivi in 3 righe che cosa dovrebbe succedere da solo.
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ASPETTA
QUANDO UN PROCESSO NON È PRONTO
Automatizzare un processo instabile lo congela nel suo stato peggiore. Prima va sistemato qualcos’altro.
Le regole cambiano ogni mese
Se il criterio è ancora in discussione, il codice va riscritto ogni volta. Prima la regola, poi l’automazione.
Nessuno sa dire cosa succede nell’eccezione
Alla domanda «e se il cliente non risponde?» arrivano 3 risposte diverse. Non è un’eccezione: è una decisione mai presa.
Il dato sta nelle teste
Se lo stato si sa chiedendo a qualcuno, prima serve il campo. Un’automazione legge un sistema, non una consuetudine.
Lo strumento sotto sta per cambiare
Costruire su un gestionale che verrà sostituito fra 3 mesi significa pagare 2 volte lo stesso collegamento. Automatizza dopo il cambio.
IL PIÙ GROSSO
NON SI PARTE DAL PIÙ GROSSO
Il problema più grosso è quasi sempre il meno pronto. Non per caso: tocca tutti e ha eccezioni mai messe in fila. Partire da lì significa 2 mesi di discussioni invece che una consegna. Un primo progetto senza risultati visibili non ha un secondo. Un processo noioso, risolto per intero, dimostra che il lavoro può cambiare senza rompersi. Da lì il problema grosso diventa affrontabile.
Il primo processo non deve impressionare nessuno: deve funzionare il lunedì mattina.
DOMANDE
- Da dove iniziare ad automatizzare i processi?
- Dal processo più ripetitivo che tocca meno sistemi. Conta una settimana cosa si ripete e moltiplica frequenza per minuti. Prendi quello che resta più in alto.
- E se il processo più doloroso è anche il più difficile?
- Allora si divide. Quasi ogni processo grosso contiene un pezzo piccolo e senza eccezioni: una notifica, un documento da raccogliere. Si comincia da lì.
- Quanti processi conviene affrontare insieme?
- Uno. Il secondo si progetta meglio dopo aver visto come le persone usano il primo.
- Come faccio a sapere se ho scelto bene?
- Se dopo 2 settimane nessuno chiede di tornare indietro, hai scelto bene. Se qualcuno tiene il vecchio foglio «per sicurezza», c’era un’eccezione non scritta.
Quando hai il candidato e le 3 righe che lo descrivono, scrivimi cosa succede oggi. Ti dico se è il primo giusto, anche quando la risposta è no.