JURNAL
Publicat pe
CU CE PROCESMERITĂSĂ ÎNCEPI
Alegerea asta o faci diseară, pe o foaie, fără să angajezi pe nimeni.
RĂSPUNSUL
Începe automatizarea proceselor cu cel mai plictisitor și mai des repetat, nu cu cel mai mare. Caută raportul între durere și dificultate. Ceva care se repetă săptămânal. Ceva ale cărui reguli pot fi rostite cu voce tare. Ceva care atinge puține sisteme și are un proprietar. Problema cea mai mare e cea mai puțin pregătită.
Imagine generată cu IA
PE SCURT
Începe cu munca plictisitoare și deasă, nu cu cea mare.
Înmulțește de câte ori pe lună cu minutele.
Reguli încă în discuție: așteaptă, nu automatiza.
CRITERIUL
DURERE MARE, DIFICULTATE MICĂ
Primul proces nu se alege după importanță. Se alege după raport. Pe o parte durerea: de câte ori se repetă, cât timp ia. Pe cealaltă dificultatea: câte sisteme, câte excepții, câte obiceiuri. Ce cauți are durere mare și dificultate mică. Aproape mereu e cel mai plictisitor lucru din firmă: un formular rescris de mână. (O muncă plictisitoare are regulile deja limpezi.)
SEMNELE
CUM RECUNOȘTI PRIMUL PROCES
Sunt 5 semne care se numără, nu se cântăresc. 4 din 5 ajung.
Se repetă la intervale fixe
În fiecare zi, în fiecare săptămână, la fiecare client nou. Doar frecvența aduce banii înapoi: 3 ori pe an rămâne muncă de mână.
Regulile se pot spune cu voce tare
Cine îl execută îl explică în 5 minute fără să zică „depinde”. Regulile există deja: eu doar le scriu unde merg singure.
Datele necesare există deja
Stau într-un câmp dintr-un sistem, nu în capul cuiva. O valoare scoasă dintr-un PDF e cu un nivel mai sus.
Greșeala se vede repede
Dacă un rezultat greșit sare în ochi într-o zi, poți porni. Dacă rămâne nevăzut 3 luni, întâi îți trebuie controale.
Are un proprietar
Un om care decide asupra excepțiilor fără să convoace pe nimeni. Fără el îți lipsește cine acceptă rezultatul.
FĂ-O SINGUR
CINCI PAȘI PE O FOAIE
O foaie și o săptămână de atenție. Pasul 4 elimină candidații greșiți.
Notează ce se repetă
Timp de o săptămână, scrie orice activitate pe care cineva o face identic a doua oară. Și lucrurile mici: ele umplu zilele.
Înmulțește frecvența cu minutele
Pentru fiecare rând: de câte ori apare într-o lună, câte minute ia. Produsul e durerea ta. Folosește cifrele tale, nu medii luate de aiurea.
Numără sistemele și excepțiile
Pentru primele 3 rânduri după durere, numără instrumentele și variantele. 2 sisteme și 2 excepții înseamnă un proiect; 6 și 12 înseamnă altă meserie.
Scoate ce nu e pregătit
Taie regulile încă în discuție, datele care trăiesc în capul cuiva, instrumentele pe care le schimbi. Se întorc la coadă când apar condițiile.
Ia ce a rămas cel mai sus
Dintre cei rămași alege durerea cea mai mare și dificultatea cea mai mică. Scrie în 3 rânduri ce ar trebui să se întâmple singur.
Imagine generată cu IA
AȘTEAPTĂ
CÂND UN PROCES NU E PREGĂTIT
Automatizarea unui proces instabil îl îngheață în starea cea mai proastă. Întâi se rezolvă altceva.
Regulile se schimbă în fiecare lună
Dacă criteriul e încă în dezbatere, codul care îl aplică se rescrie de fiecare dată. Întâi regula, apoi automatizarea.
Nimeni nu știe ce se întâmplă la excepție
La întrebarea „și dacă clientul nu răspunde?” vin 3 răspunsuri diferite. Nu e o excepție: e o decizie neluată.
Informația stă în capul oamenilor
Dacă starea se află întrebând pe cineva, întâi îți trebuie câmpul. O automatizare citește un sistem, nu o cutumă.
Instrumentul de dedesubt urmează să se schimbe
Să construiești peste un program înlocuit peste 3 luni înseamnă să plătești de 2 ori aceeași legătură. Automatizează după schimbare.
CEA MARE
NU DE LA CEA MAI MARE
Problema cea mai mare e aproape mereu cea mai puțin pregătită. Nu întâmplător: îi atinge pe toți și are excepții nepuse niciodată în rând. Dacă începi de acolo, petreci 2 luni discutând în loc să livrezi. Un prim proiect fără nimic vizibil nu are un al doilea. Un proces plictisitor, rezolvat complet, arată că munca se poate schimba fără să se rupă. De acolo, problema mare devine abordabilă.
Primul proces nu trebuie să impresioneze pe nimeni: trebuie să meargă luni dimineața.
ÎNTREBĂRI
- De unde încep cu automatizarea?
- De la procesul cel mai repetitiv care atinge cele mai puține sisteme. Notează o săptămână ce se repetă și înmulțește frecvența cu minutele. Ia ce rămâne cel mai sus.
- Și dacă procesul cel mai dureros e și cel mai greu?
- Atunci se împarte. Aproape orice proces mare are o bucată mică, fără excepții: o notificare, un document de strâns. De acolo se începe.
- Câte procese deodată?
- Unul. Al doilea se proiectează mai bine după ce ai văzut cum îl folosesc oamenii pe primul.
- De unde știu că am ales bine?
- Dacă după 2 săptămâni nimeni nu cere să se întoarcă, ai ales bine. Dacă cineva ține fișierul vechi „pentru siguranță”, era o excepție nescrisă.
Când ai candidatul și cele 3 rânduri care îl descriu, scrie-mi ce se întâmplă azi. Îți spun dacă e primul potrivit, inclusiv când răspunsul e nu.