PROBLEMA
Aggiornato il
OGNI CLIENTE NUOVOPARTE CON UNA CATENADI SOLLECITI
Il cliente non è lento: non sa più cosa gli hai chiesto.
LA RISPOSTA
Automatizzo la raccolta documenti dei clienti di uno studio professionale. Sostituisco la catena di email con una richiesta sola. Il cliente riceve l’elenco di ciò che manca, carica dal telefono. I promemoria partono da soli, il fascicolo si compone mentre i file entrano. È un’automazione di processo: 1.500–10.000 €, IVA esclusa, in 2–6 settimane.
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IN BREVE
Automazione di processo: 1.500–10.000 €.
Tempi di consegna: 2–6 settimane.
Sopra gli 8.000 € precede uno Sprint.
Non sostituisco il gestionale: mi collego dove serve.
IL COSTO
COSA COSTA L’AVVIO FATTO A MANO
L’avvio è il primo lavoro che il cliente ti vede fare. Se è fatto di solleciti, quella è la prima impressione — e il conto non finisce lì.
Sollecitare diventa un mestiere
Qualcuno tiene a mente chi deve chiedere cosa. Riscrive la stessa email per la terza volta. È tempo di una persona qualificata, speso a chiedere.
Nessuno sa cosa manca davvero
L’elenco vive in un’email, in una testa, in un foglio. Le tre versioni non coincidono mai. Si richiede due volte lo stesso documento, e non si chiede mai l’altro.
I documenti arrivano dove capita
Allegati in casella, foto in chat, un fascicolo consegnato a mano. Rinominare e archiviare tocca sempre alla stessa persona. È il punto dove lo studio intero si blocca.
Il lavoro parte in ritardo
Sin quando manca un dato, la pratica non si apre. E se non si apre, non produce. Il ritardo dell’avvio è ritardo di fatturazione, ogni volta.
La versione giusta si perde
Un documento scaduto, uno aggiornato, uno firmato: stesso nome, tre cartelle diverse. Cercare è il lavoro meno pagato che esiste.
Non resta traccia di nulla
Nessuno registra quando un documento arriva o viene chiesto. Sei mesi dopo, non si può più ricostruire. Non è un problema, finché non lo diventa.
COME SI RISOLVE
AUTOMATIZZARE LA RACCOLTA DOCUMENTI
I passaggi seguono quest’ordine: ognuno ha bisogno del precedente. Un promemoria su un elenco che non esiste sollecita documenti inutili.
Scrivo l’elenco per cliente
Che cosa serve davvero all’apertura, distinto per persona fisica, società, tipo di pratica. Si scrive una volta e diventa la fonte di ogni richiesta che parte dopo.
Faccio una richiesta sola
Il cliente riceve un collegamento personale con l’elenco di ciò che manca. Carica dal telefono, senza registrarsi da nessuna parte. Niente email con sette allegati a cui rispondere.
Rendo visibile lo stato
Il cliente vede che cosa ha già consegnato e che cosa no. Lo studio vede la stessa cosa, per tutte le pratiche aperte, in una schermata sola.
Promemoria: dalla memoria al sistema
Passati i giorni che decidi tu, il promemoria parte da solo. Arriva con l’elenco aggiornato di ciò che manca. Nessuno riscrive più niente a mano.
Il fascicolo si compone
Ogni file arriva già rinominato secondo la tua regola. Va nella cartella o nel gestionale giusto, con data e nome di chi l’ha caricato.
Chiudo con controlli e avvisi
Controllo formato, leggibilità e campi obbligatori di ogni file. Avviso se un collegamento non passa. Lascio istruzioni scritte per chi userà il sistema ogni giorno.
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LA CONSEGNA
COSA TI RESTA IN MANO
L’elenco documenti per pratica
Lo scrivo una volta e lo uso in ogni richiesta. Cambialo in un posto: cambia ovunque.
La richiesta del cliente
Un collegamento personale, con il tuo nome sopra. Si apre dal telefono e non chiede nulla da imparare.
La schermata delle pratiche aperte
Chi è a posto, chi manca, da quanti giorni e su che cosa. Una vista sola invece di una domanda a voce.
Promemoria e regole di sollecito
Quando parte, ogni quanto si ripete, quando si ferma e chi viene avvisato in studio.
Archiviazione automatica
Nomi dei file e cartelle seguono la regola che usi già. Si applica sempre allo stesso modo.
Il registro di quanto accade
Che cosa è stato chiesto, quando, e quando è arrivato. È la parte che serve mesi dopo, quando qualcuno chiede conto.
LE CONDIZIONI
FASCIA, TEMPI, COSA SERVE
- Offerta
- Automazione di processo.
- Fascia
- 1.500–10.000 €, IVA esclusa. Dipende da quanti tipi di pratica, quante integrazioni e quante eccezioni entrano nel perimetro.
- Tempi
- 2–6 settimane, dalla specifica alla messa in mano.
- Sprint di definizione
- Obbligatorio con dati sensibili, più integrazioni o un perimetro sopra 8.000 €. Vale se quel perimetro non è ancora scritto. Fascia 800–2.000 €, IVA esclusa.
- Cosa serve da te
- Una persona che sa cosa serve davvero all’apertura di una pratica. Deve poter decidere da sola. Più gli accessi all’archivio e al gestionale.
Un portale da imparare è solo un altro sollecito, meglio scritto.
DOMANDE
- I documenti dei clienti dove finiscono?
- Dove sono già oggi: il tuo gestionale, il tuo spazio cloud, il tuo archivio. Non costruisco un deposito parallelo intestato a me. Gli accessi restano tuoi, e se domani cambi fornitore il sistema resta dove stanno i dati.
- Il cliente deve installare qualcosa o registrarsi?
- No. Riceve un collegamento personale che apre l’elenco di ciò che manca e permette di caricare dal telefono. Se deve creare un account, una parte dei clienti non lo farà e saremo tornati alle email.
- E i clienti che comunque non mandano niente?
- Restano, e il sistema aiuta anche con loro. Li vedi tutti insieme, con i giorni di ritardo e il documento che manca. Il promemoria toglie il lavoro di ricordarsene. Convincere resta un lavoro umano, fatto sapendo cosa chiedere.
- Funziona con il gestionale che ho già?
- Se ha un’API o un modo documentato per ricevere file, sì. Altrimenti collego quel che si può, e dichiaro il resto come passaggio manuale. Meglio di un’integrazione che si rompe in silenzio. Te lo scrivo prima della proposta, non dopo la consegna.
- Cambia qualcosa con dati sensibili?
- Cambia come costruisco il sistema, non solo come lo proteggo. Servono permessi per ruolo, e un registro di chi ha visto cosa. I dati restano nei tuoi strumenti. Lo Sprint di definizione viene prima. Scrivo il perimetro; la conformità la valuta chi risponde.
- Vale solo per gli studi professionali?
- No. L’avvio cliente ha la stessa forma in ogni impresa di servizi. C’è un elenco di cose da ricevere, qualcuno che le chiede, un momento in cui il lavoro parte. Cambiano i documenti, non il resto.
Il lunedì mattina, qualcuno in studio chiede documenti a voce. Quel lavoro si toglie quasi per intero. Scrivimi cosa raccogli all’apertura di una pratica, e da dove arriva oggi.